Vos obligations, et ce que KLENCIO en prend en charge
Une entreprise de propreté traite des données très sensibles : dossiers du personnel, heures travaillées, parfois la position des agents. Voici la répartition, honnêtement.
Qui est quoi
Pour vos données de salariés et de clients, vous êtes le responsable de traitement et KLENCIO est sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Concrètement : les données vous appartiennent, les finalités sont les vôtres, et nous ne faisons rien d'autre avec.
- Nous n'exploitons pas vos données à des fins commerciales.
- Nous ne les revendons pas et ne les cédons à personne.
- Nous ne les utilisons pas pour entraîner quoi que ce soit.
Ce que le logiciel fait pour vous
Des durées de conservation, réglables
Le RGPD demande de ne pas conserver indéfiniment. KLENCIO purge automatiquement, selon des durées que vous fixez par famille de données :
| Famille | D'origine | Réglable |
|---|---|---|
| Journaux de connexion et d'activité | 12 mois | à partir de 3 mois |
| Alertes résolues | 12 mois | à partir de 3 mois |
| Photos de preuve des missions | 3 mois | de 3 à 24 mois |
| Journal des accès | jamais | sur décision |
| Candidatures non retenues | jamais | sur décision |
| Anonymisation des salariés sortis | jamais | sur décision |
Chaque écran vous dit ce que vous perdriez avant de purger. Les factures, elles, ne sont jamais touchées : ce sont des pièces comptables, à conserver dix ans.
Le droit d'accès, en un clic
Un salarié qui demande ses données repart avec un dossier complet — une page lisible sans KLENCIO, et les fichiers qui l'accompagnent. Vous n'avez pas à nous écrire pour l'obtenir, et vous tenez le délai d'un mois.
Anonymiser plutôt que supprimer
Supprimer un salarié sorti effacerait aussi l'historique des missions qu'il a réalisées — des preuves dont vous avez besoin. KLENCIO anonymise : la personne disparaît, le travail reste attestable.
Géolocalisation : encadrée, jamais permanente. La position d'un agent n'est enregistrée que pendant une mission en cours. Hors mission, le serveur refuse la position. C'est ce que demande la CNIL — et c'est la seule façon de faire accepter cet outil par une équipe.
Ce qui reste à votre charge
Aucun logiciel ne rend une entreprise conforme à lui tout seul. Il vous appartient de :
- Informer vos salariés par écrit de la géolocalisation et du pointage par QR code, avant de les activer. C'est une obligation, et son absence rend le dispositif inopposable.
- Tenir votre registre des traitements et y inscrire KLENCIO.
- Consulter votre CSE lorsque la loi l'impose.
- Choisir vos durées de conservation et les justifier.
- Ne mettre dans le logiciel que ce qui est nécessaire : un dossier RH n'a pas besoin de tout.
Contrat de sous-traitance (article 28). Un contrat écrit entre vous et KLENCIO est obligatoire dès lors que nous hébergeons vos données. Il est en préparation ; demandez-le à contact@klencio.com et il vous sera transmis avant toute mise en production.